去年十一月我接了个小活，甲方要一条 90 秒的产品短片，素材自己出。那天晚上我在硬盘里找一个两年前拍的咖啡店空镜，翻到凌晨两点半。不是找不到，是我根本不确定它到底叫《咖啡店.mp4》还是《IMG_4471.mov》。最后靠回忆拍摄日期，一个月一个月地翻文件夹，在第 4 个分区里才把它挖出来。那晚之后我把素材库整个推倒重来了一遍，下面这些不是方法论，就是我这个笨手笨脚的人试了三年，最后稳定下来的做法，踩过的坑我都写出来，你觉得不对可以不用。
我一开始的整理方式，基本等于没整理
2019 年我买了块希捷 4TB 的移动硬盘，当时的想法是反正便宜先存着，以后慢慢理。到 2021 年年底我统计了一下，里面 600 多个 G，光是叫「新建文件夹」的目录就有 47 个，后面系统自动加了 (2)(3)(4) 的后缀。找东西全靠 Windows 自带的搜索框，输个「咖啡」，转圈转半分钟，出来一堆不相干的缓存文件。最要命的是我拍过两次同一个咖啡馆，一次白天一次晚上，我完全分不清哪个文件夹是哪个。这个阶段持续了差不多两年，硬盘从 4TB 换到三星 T7 1TB，又加回来一块 2TB 的机械盘，钱花了不少，效率一点没变。
后来我信了标签派，结果标签自己先崩了
2022 年我装了 Eagle，那软件确实好用，能把图片视频都拖进去打标签。我刚上手特别兴奋，每个素材打五六个标签，氛围感、暖调、雨天、城市、夜景，能想到的全来一遍。三个月后标签数量涨到 400 多个，然后问题来了：我打标签的时候记不住自己建过哪些标签，于是又建了一个意思差不多的新的，结果「夜晚」「夜景」「夜里」三个并存。翻自己的标签列表，像在翻一本没编过索引的字典。这里是我比较个人的一个判断：标签这套东西，数量一旦超过 150 个左右就开始失效，因为脑子记不住这么多分类维度。这个数字不科学，是我自己试出来的，你按别的标准来也行。现在我的标签只留了 30 个上下，只区分「能商用」「待授权」「自己拍的」「买来的」这种死活不能混的事，风格类标签一个不留。
最后稳定下来的土办法：三层文件夹加一个命名公式
文件夹我只分三层，不再往下加。第一层按素材类型：视频、音频、图片、字体、项目存档。第二层按用途，比如视频下面分 B-roll、口播、空镜、转场。第三层是年份，2023、2024 这样。三层到顶，再深我不建了，深了就得点开五层才看到东西，我懒，点两次还没见着就放弃了。真正解决问题的是命名公式：日期_类型_关键词_序号。日期一律写 YYYYMMDD，比如 20240315，不要写成 2024-03-15，因为有些老工具碰到连字符排序会乱。关键词最多 3 个，中间不加空格，太长了连我自己都懒得敲。举个真实的例子：20240315_broll_雨天车窗_001.mp4。同一个景拍了好几条的，就 001、002、003 顺着排，不要写「最好的那条」或者 vfinal，我保证你两个月后看见 vfinal 会想不起来它和 vfinal2 哪个才是真的 final。
搜索这件事，别指望系统和软件自带的
真正让我从「翻半小时」变成「3 秒找到」的不是文件夹，是 Everything 这个小工具，voidtools 出的，免费，安装包才 1.5M 左右。它直接读 NTFS 的文件表，我那块 1TB 的 T7 上大概 40 万个文件，建索引花了不到 10 秒，之后每次搜索基本 0.1 到 0.3 秒出结果，比我按回车还快。搜索的时候我一般这么写：path:D:\素材 ext:mp4 车窗，意思是只在这个路径下找 mp4，文件名里得带「车窗」。这个组合我用得最多，比一层层翻文件夹快太多。Eagle 和 Billfish 这类素材管理软件我也留着，但只用来做视觉预览，不当主索引，因为软件一旦不更新或者换电脑迁移，库里那堆索引就废了，而文件夹和文件名跟着硬盘走，十年后还在。
还有几个我到现在也没解决的问题
比如整理这件事本身，我计划每周五下午花 20 分钟收尾，实际上从来做不到，一般是攒一个月，然后一晚上处理 200 多个文件，弄完眼睛发直。还有手机拍的素材，导出来文件名全是 IMG_4843 这种，我至今没找到一个自动改名还不出错的办法，试过两个批量重命名工具，都有把文件搞混的案例，后来放弃了，手动改。另外硬盘里躺着大概 80G 从来没打开过的素材，是当年觉得「以后一定用得上」囤的，理智上知道该删，手就是下不去。如果你刚起步，我的建议是别学我，一开始就把命名规则定死，比事后返工省太多事——这一点我是花了三年和两块硬盘才明白的。